Politique de protection des données à caractère personnel

 

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cseceapc.fr//, via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le Site »), le CSE CEAPC est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE CEAPC (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par le CSE CEAPC, agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le Site, EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme : LIEN VERS LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE Edenred Meyclub

1.  Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, le CSE CEAPC ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE CEAPC peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous par le biais d’un formulaire numérique ou lors de la saisie d’informations en ligne sur votre espace « Ma fiche ».

Les données collectées et traitées par le CSE CEAPC, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :  

a) Pour l’identification de l’employé :

– matricule, nom, prénom, civilité, date de naissance, coordonnées personnelles et professionnelles (mail, téléphone, adresse postale) ;

b) Pour la situation familiale :

– situation matrimoniale ;

– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’employé, cycle scolaire pour les enfants ;

– justificatif qui permet au CSE le rattachement de l’ayant droit à la fiche du salarié (livret de famille, justificatif de domicile, certificat de naissance …) ;

– justificatif jugement divorce ou dissolution PACS ;

c) Pour les éléments professionnels :

– date d’embauche, statut du contrat, date de sortie, bénéficiaire de l’assistance à la personne (IMA) ;

d) Pour les éléments financiers :

– coordonnées bancaires, mandat de prélèvement, avis d’imposition ;

Le recueil des informations relatives à votre avis d’imposition est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, la participation du CSE sera sur la tranche minimum.

e) Pour les prestations offertes :

– Séjours, voyages & W-end du CSE : pièce d’identité des participants aux voyages, attestation parentale de sortie du territoire pour les enfants mineurs ;

– Participation aux prestations enfances : copie de la facture originale indiquant l’identité et coordonnées du bénéficiaires, la nature de la prestation ainsi que le montant ;

– Locations de vacances : plaque d’immatriculation des véhicules ;

– Participation aux factures (culture, sport, vacances …) : copie de la facture originale indiquant l’identité et coordonnées du bénéficiaire, la nature de la prestation ainsi que le montant ;

– Chèques cadeaux liés aux évènements (naissance, mariage/pacs, rentrée scolaire …) : document justificatif lié à l’évènement ;

– Sur certaines prestations le salarié peut inscrire des extérieurs pour lesquels il devra indiquer le nom, prénom ainsi que la date de naissance ;

– Uniquement pour les élus du CSE, la copie de la carte grise du véhicule afin de bénéficier de la prise en charge des indemnités kilométriques ;

2.  Finalités de traitement des Données

Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par le CSE CEAPC, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

  • Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
  • Gestion de la comptabilité: établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
  • Gestion des prestations d’œuvres sociales: gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …

Œuvres sociales pouvant être proposées :

  • chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives … ;
  • participation aux frais liés aux prestations enfances, participation aux frais liés aux activités sport/culture et vacances des familles des salariés… ;
  • chèques vacances, locations vacances, voyages … ;
  • Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
  • Gestion de la messagerie interne du CSE 
  • Respect de la réglementation en vigueur

3.  Durée de conservation

Le CSE CEAPC ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le CSE CEAPC est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

  • Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
  • Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : certificat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
  • Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

4.  Destinataires des Données 

Les destinataires des Données Personnelles traitées par le CSE CEAPC sont :

  • EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
  • Organismes gestionnaires des chèques vacances et des chèques cadeaux du CSE auxquels sont transmis des fichiers de commandes nominatifs afin que les bénéficiaires demandeurs reçoivent leurs chèques vacances/cadeaux.
  • Organismes gestionnaires des voyages/séjours/week-ends auxquels le CSE transmets les informations personnelles obligatoires à la réalisation du voyage pour les participants.
  • Organismes gestionnaires de locations vacances auxquels le CSE transmets les informations personnelles des participants obligatoires à la réalisation de leurs vacances.
  • Expert-comptable du CSE aux fins d’expertise et de certification des comptes du CSE.
  • Commissaire aux comptes du CSE aux fins d’audit et de certification des comptes du CSE.
  • Organismes réalisant des évènements collectifs pour le compte du CSE auxquels le CSE peut transmettre une liste nominative des inscrits.
  • Organisme gestionnaire de l’assistance à la personne (IMA) auquel est transmis toutes les informations personnelles des salariés et de leurs ayants droits permettant l’enregistrement des bénéficiaires auprès d’IMA.
  • Banque du CSE afin de transmettre le fichier SEPA des virements/prélèvements dans lequel sont indiquées les coordonnées bancaires des bénéficiaires concernés.
  • Organismes gestionnaires de la commande des articles de Noël auxquels sont transmis la liste des choix pour chaque enfant.

5.  Sécurité des Données

Le CSE CEAPC s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE CEAPC veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

6.  Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès du CSE CEAPC en envoyant votre demande :

  • par courriel à l’adresse : cse.ceapc@ceapc.caisse-epargne.fr
  • par courrier postal à : CSE CEAPC, 1 parvis Corto Maltese CS31271 33076 BORDEAUX CEDEX

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED FRANCE S.A.S :

  • par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com
  • par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)

7.  Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8.  En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : cse.ceapc@ceapc.caisse-epargne.fr

9.  Modification de la Politique de protection des données

Le CSE CEAPC est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.